Service « Avant – Pendant et Après-Vente » Externalisé

Le Service « Avant – Pendant et Après-Vente » consiste à assurer, par un canal de communication (téléphone, sms, email, formulaire, …), une assistance aux clients « Avant – Pendant et Après-l’Achat » d’un produit ou service.
Optimal Call Center met à votre disposition un accueil multicanal de qualité au service de votre image de marque par ce que rien ne remplace le contact humain.

Que vous soyez une Entreprise, un Artisan ou que vous exerciez en Profession Libérale, vous pouvez ainsi compléter ou soulager votre standardiste, votre assistante ou votre webmaster. Nous vous apportons le service que vous recherchez :
- Externalisation de standard téléphonique
- Externalisation de votre web service
- Externalisation de support technique
- Gestion d'appels et service d'accueil téléphonique,
- Gestion des canaux de télécommunication (SMS, Email, Réseaux sociaux,..)
- Relève de standard, Permanence téléphonique, transfert d'appels,
- Prise de commandes en ligne, SAV, voix derrière un système de communication multicanal
- Prise de messages, secrétariat à distance,
- Service de télé-secrétariat avec prise d’informations et de rendez-vous
- Service d’infogérance
- Assistante commerciale à temps partagé,...
- Accroitre votre compétitivité,
- Faciliter votre distribution,
- Améliorer votre prestation,
- Optimiser la la satisfaction de votre clientèle.

Commerces & Distribution

Optimal Call Center dispose des compétences, de l'infrastructure et de la technologie recherchés pour servir de manière plus efficace chaque consommateur et leur assurer une qualité garantie et un service exceptionnel. Nous intervenons sur tous les niveaux et maillon de la chaîne de distribution. Nos secteurs d'activités touchent selon nos clients ainsi bien le commerce en gros que le commerce en détails. Pour certain de nos clients, nous facilitons l'achat des produits auprès d'un fournisseur, d'un producteur ou d'un importateur, soit directement ou par l'intermédiaire d'un grossiste. Pour d'autres clients, nous participons à la revente de la marchandise à l'unité ou par petite quantité à un client dans un magasin, une boutique ou par correspondance à l'aide de nos nombreux canaux de communication et de distribution. Sur des marchés de plus en plus compétitifs, standardisés et focalisés sur les prix, les entreprises qui se différencient dans le secteur de la vente au détail sont celles qui se concentrent sur la satisfaction de la clientèle. Notre objectif:
- Accroitre votre compétitivité,
- Faciliter votre distribution,
- Améliorer votre prestation et votre positionnement sur un marché de plus en plus compétitif,
Tout en optimisant la la satisfaction de votre clientèle.

Création de trafic

La Création de trafic est une campagne de communication qui a pour but d’attirer un maximum de prospects sur un point de vente grâce à des offres ou des invitations (magasins, concessionnaire auto). La création de trafic est une campagne de communication qui a pour but d’attirer un maximum de prospects, clients actifs ou inactifs, sur un point de vente grâce à des offres ou des invitations. La mise en place d’une opération de création de trafic c’est l’opportunité de : · Conquérir de nouveaux clients · Générer de la visite sur votre stand · Fidéliser votre clientèle existante
- Développer la notoriété de votre entreprise Notre objectif est de vous assurer un taux de participation optimal. Optimal Call Center prend en charge l’intégralité de vos campagnes de création de trafic en recueillant l’ensemble des accords de participation des prospects. Il s’agit de démontrer l’intérêt de l’événement auprès de vos cibles. Le centre d’appels Optimal Call Center procède aux appels dans le but de :
- faire passer la notion d’événement, de faveur, d’exception
- renseigner ses interlocuteurs sans perdre son objectif d’appel
- obtenir l’accord de l’interlocuteur en suscitant le désir

Optimal Call Center forme ses téléconseillers sur vos produits et/ou services (présentation de votre entreprise et de la mission de phoning, sensibilisation du rôle des téléconseillers quant à l’image de marque de la société et à l’enjeu du taux d’accord). Une fois la campagne de création de trafic terminée, Optimal Call Center vous transmet les résultats classés et analysés, accompagnés d’un rapport qualitatif et quantitatif de la production de la journée.

Communication MultiCanale

Pour communiquer auprès de nos clients, nous pouvons utiliser différents canaux. Nos actions de marketing multicanal peuvent se faire par le biais d'internet (sites, blogs,.., publicité, campagne de phoning, mailing ou e-mailing, marketing direct (actions en magasin,street marketing. Afin d'améliorer votre expérience client et d'accroitre leur fidélisation, nous donnons à vos clients la possibilité d'interagir avec votre marque sur leur canal préféré, en libre-service ou avec l’assistance d’un agent.

Centre de gestion relation client à distance

Optimal Call Center vous offre votre solution relation client à distance clés en main : Nous mettons à votre disposition des téléconseillers bilingue et trilingue de niveau Bac +3, formés à votre produit et activité, avec une flexibilité d'horaires s'adaptant à vos besoins.
- Vous bénéficiez d'un accueil personnalisé
- Transmission de vos messages en temps réel par mail (ou par tout autre canal de communication de votre choix). Gestion commande et réservation : un service de gestion de standard téléphonique par lequel nous gérons vos commandes, réservations et vous les traitons en temps réel en ligne par e-mail, fax ou sms sur vos propres outils de réservations ou prise de commandes. Traitements mails : un service de gestion de vos mails par lequel nous gérons vos mails infos, tarifs demande de brochure, et vous les traitons selon vos consignes en temps réel.
Notre société est à votre service :
- Une équipe de télé-conseillers spécialisés dans votre domaine d'activité et à votre service selon vos besoins réels.
- Nous limitons le nombre de télé-conseillers travaillant sur votre accueil téléphonique, afin de pouvoir vous offrir : Une qualité de réponse irréprochable Une parfaite connaissance de vos consignes, produits, services et habitudes Le bon suivi des dossiers et l'accueil personnalisé de vos clients et prospects.
L'extranet avec notre société :
l’outil privilégié de votre collaboration avec nous
Vous disposez d’un espace sécurisé pour :
- communiquer vos consignes
- gérer votre agenda
- prendre connaissance de vos messages
- connaître les coordonnées de vos interlocuteurs et l’historique de leurs contacts ou gérer vos plannings de réservations, d’interventions, de rdv
Une maîtrise totale de vos coûts :
- Seules les ressources utilisées sont facturées
- La facturation peut être basée sur l’heure de la position attribuée à votre mission ou à l’appel traité.
Une qualité de service élevée :
- Analyse du besoin client, adaptation des processus de chaque mission.
- Sélection d’agents motivés et validation de leur compétence et expérience
- Formation initiale et continue à nos logiciels et à chaque mission des agents.
- Suivi et contrôle de la qualité de leurs traitements et de leur communication client
- Mesure régulière et rigoureuse de la satisfaction de nos clients
- Accueillir vos clients et représenter votre Image
Gestion d’une partie de votre Overflow relation clients :
Vos clients attendent de pouvoir vous joindre :
- sans devoir patienter
- à tout moment, et notamment à des moments particuliers (soirs et week-end)
- pour obtenir une information pertinente
- Etre rappelé en cas de besoin
- Obtenir des réponses à leurs demandes par téléphone et par mails.
Vous souhaitez en outre :
- être reconnu pour votre qualité d’accueil.
- vous enrichir du savoir-faire d’un partenaire professionnel.
- Véhiculer une bonne image de votre société
- Augmenter , développer et fidéliser vos interlocuteurs.
- Réduire vos coûts
Nos Solutions :
- Accueil téléphonique 12h/24h et 7j/7
- Informations produits et services
- Régulation des passagers et chauffeurs
- Renseignement et prise de réservation selon process (Amadeus, Hermes, Taranis, Puttytel...)
- Gestion des plannings et agendas
- Traitements mails entrants et sortants selon process
- Prise de coordonnées en cas de pic de flux important pour rappel client
- Transferts vers portables, envoi de confirmation par sms

Outsourcing informatique - Infogerance

Optimal Call Center dispose de compétences adéquates d’infogérance (outsourcing) qui permettent une externalisation professionnelle et optimale d'une partie des services ainsi que de la gestion du système d'information de clients très exigeants. Pour chaque client, nous personnalisons et mettons en place un contrat de service (ou convention de service, (Service Level Agreement, SLA)) définissant minutieusement les conditions auxquelles nous nous conformons. Nous agissons et répondons 7 jours sur 7 24/24H (selon la convention de service) avec une qualité de service qui permet à l'entreprise qui nous fait confiance de se centrer sur son cœur de métier.
- Services help desk
- Infrastructure informatique et administration de bases de données
- Développement d’applications
- Mise à jour des bases de données,
- Validation et enrichissement des informations,
- Optimisation de traitements et des systèmes de gestion.

Prestation de Service

Optimal Call Center est un centre d’appels, de marketing et de communication multilingues. Plus qu’un prestataire, faites confiance à un partenaire réactif et flexible, qui met au centre de ses process vos intérêts. Quelque soit la taille et la nature de vos projets nous vous conseillons et nous vous accompagnons pour une externalisation offshore réussie. Avec notre maitrises, notre expérience et nos technologies de pointes nous avons forcément la solution qu’il vous faut et au prix le plus adéquat.

Prise de Rendez-vous

Action qui consiste à contacter des entreprises ou des particuliers et à leur proposer un rendez vous pour leur présenter un produit ou un service. Cette action permet de détecter en amont les attentes des clients/prospects et d’obtenir d’importantes informations en prévision du rendez-vous avec le commercial. On parle alors d’un rendez vous qualifié. La prise de rendez-vous est l’un des enjeux les plus importants de votre stratégie car c’est la porte d’entrée du client dans votre entreprise. C’est l’outil qui permet de transformer le prospect en client potentiel demandeur. La première phase de transformation est fondamentale. Le service que nous vous proposons peut: Vous permettre d’avoir directement rendez vous avec un décideur ayant un projet à court ou moyen terme. Vous permettre de rencontrer une personne réellement intéressée par votre activité ou vous allez pouvoir présenter vos services ou prestations. Vous permettre de gagner du temps et de l’argent :
- Le temps car ni vous ni votre prospect dans le cadre d’une prise de rendez-vous ne dispose du temps nécessaire pour vous recevoir sans l’avoir préalablement organisé.
- L’argent car le coût d’une visite terrain est élevé, et il est indispensable de l’avoir préparée.

Prospection téléphonique & Prise de Rendez-Vous

Optimal Call Center dispose d’un service de prospection téléphonique avec prise de rendez-qui consiste à contacter des entreprises ou des particuliers et de leur proposer un rendez-vous pour leur présenter un produit ou un service, qu'ils soient clients ou prospects. Notre stratégie de téléprospection utilise des technologies et des moyens très efficaces pour accélérer tout type de développement commercial en simplifiant le pôle commercial et productif.

Grace à la mobilisation optimisée de notre personnel d’un haut niveau de qualification, de nos services très étendus, de nos outils de prospection, de nos importants moyens et surtout de notre savoir-faire commercial et technologique (multicanal de communication), nous vous permettons d’aboutir à des résultats rapides, rentables et efficaces que nous concilions avec vos ambitions.

Externaliser sa prospection et sa prise de rendez-vous permet de :
- Recentrer sa force de vente sur leur vraie valeur ajoutée « vente »
- Multiplier les opportunités commerciales
- Assurer sa prospection téléphonique par des professionnels du téléphone
- Economiser des coûts supplémentaires de recrutement et de facture téléphonique
Grace aux formules proposées nous améliorons l’impact de vos relations clients. Les campagnes de téléprospection peuvent ainsi s’accompagner de l’enrichissement et de la gestion d’envois de mailing ou d’e-mailing ciblés. Tous ces services sont dissociables mais demeurent complémentaires. Selon votre situation vous serez conseillés sur les meilleures décisions à prendre. Nos services offrent également l’avantage d’être rapidement opérationnels et vous déchargent de démarches longues et parfois très coûteuses. Vous ne vous consacrez alors plus qu’à assurer les rendez-vous qui vous sont livrées.

Qualification de fichiers

La Qualification de fichier est une opération qui consiste à vérifier la fiabilité des informations contenues dans un fichier clients et prospects (adresse, N° de téléphone, mail, activité, effectif, nom). La qualification de fichiers est l’une des techniques les plus pertinentes pour optimiser la qualité des bases de données clients afin d’améliorer l’efficacité des campagnes de prospection. Externaliser la qualification de fichiers via notre centre d’appels, va vous permettre d’améliorer la joignabilité de vos prospects, d’optimiser les taux de transformation via des processus de mise à jour, validation, et enrichissement des données clients. Notre expertise :
- La qualification de fichier,
- Mise à jour des bases de données,
- Validation et enrichissement des informations,
- Qualification des contacts,
- Optimisation de traitements de fichiers.
Optimal Call Center garantie la fiabilité des données, et identifie des opportunités commerciales en optimisant la joignabilité des prospects, la qualification des contacts, la productivité, l’efficacité des fichiers et les taux de transformation.

Réclammation, Recouvrement et Contentieux

Nous gérons la relation client conformément à vos stratégies de service clientèle, même dans les cas délicats de relance et de recouvrement. Nos équipes prennent rapidement contact avec des clients aux comptes débiteurs, identifient la cause de non-paiement et traitent l'impayé. Dans ce cas précis, notre devise est de prend soin de vos clients et de leurs obligations de paiement tout en prenant soin de votre entreprise..

Secrétariat et tenue d'agenda

Dans certaines professions, la tenue d'agenda est un véritable casse-tête. Les rendez-vous doivent se succéder sans se superposer. Les annulations peuvent compromettre la rentabilité de la journée. Nous sommes parfaitement outillés pour vous aider à optimiser la productivité de vos équipes :
- Réception des appels de vos clients et prise de rendez-vous.
- Nous organiserons vos agendas selon vos desiderata.
- Appeler chacun des rendez-vous au préalable pour confirmation.
- Gérer les changements de planning et les annulations.
- Appeler des prospects ou des clients pour alimenter les agendas de vos commerciaux par une prise de RDV de qualité.

Sondage & Enquete

Le Sondage est l’étude ponctuelle d'une population à partir d'un échantillon que l'on interroge sur un sujet, un produit, une campagne publicitaire, un événement…
L’Enquête de satisfaction est une opération dont l’objectif est de connaître le degré de satisfaction des utilisateurs des produits ou des services proposés par une entreprise.

Télévente

La télévente consiste à commercialiser, par téléphone, un produit ou un service. Les ventes s'adressent aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Les télévendeurs travaillent à partir de base de données ou de fichiers clientèle, dans lesquels se trouve une liste de particuliers ou d'entreprises à contacter.Optimal Call Center vous propose de compléter votre force de vente avec ses prestations de télévente, moyen extrêmement efficace permettant de dialoguer directement avec vos clients et vos prospects cibles et d’accroître rapidement votre chiffre d’affaires. Pour garantir des performances commerciales optimales pour ses clients, Optimal Call Center favorise :
- La sélection des télévendeurs les plus performants,
- Des process de recrutement spécifiques,
- Un système formation basé sur la montée en compétence et l’excellence,
- La fidélisation des équipes.
- Nous prenons en charge votre base clients,
- Nous rédigeons l’argumentaire de vente ainsi que le traitement des objections et tous supports de communication qui seront indispensables,
- Nous formons une équipe qui vous sera dédiée
- Nous entretenons une relation durable avec vos clients et animons votre base
- Nous vous communiquons un rapport des ventes quotidien

Support technique ou Hotline

Le Support technique ou Hotline est l'assistance donnée par un technicien (hotliner) à un utilisateur pour l'aider à résoudre un problème technique ou simplement pour lui donner une information dont il a besoin.

Optimal Call Center a développé un service d'agents spécialisé en téléphonie et en infogérance dans un centre d'appel dans l'assistance technique de secteurs différents, pour offrir à ses clients un savoir-faire technique solide et une capacité de traitement flexible et de qualité. Services multi-canaux (voix, sms, fax, mail, formulaire, blog,…)

Selon les process de nos clients, un accueil téléphonique ou d’infogérance est développé en vue d’optimiser le diagnostic, l’assistance et l’accompagnement du client dans ses besoins et ses problèmes.

Vous souhaitez :
- Offrir une assistance téléphonique, informatique et technique à vos clients
- Réduire les interventions des techniciens sur site et réduire ainsi vos coûts de production.
- Offrir un service efficace et de qualité à vos clients vous démarquant ainsi de la concurrence.

Nous vous proposons :
- L'alliance des compétences de nos conseillers clientèle, des référents techniques et le savoir faire de nos ingénieurs informatiques.
- Une solution souple, réactive et qualitative, essentiellement composées de télé-conseillers experts en télédiagnostics qui valoriseront votre image de marque et fidéliseront votre clientèle.

Mais aussi :
- Information, conseil et orientation,
- Aide à l’utilisation de votre matériel,
- Diagnostic des pannes,
- Télédépannage,
- Téléparamétrage,
- Déclenchement d’intervention techniciens sur site,
- Gestion des plannings des techniciens,
- Gestion administratives des demandes,
- Suivi des commandes et traitement du back office,

-Pour assurer la qualité d'expertise technique de ses télé-conseillers, nous avons mis en œuvre diverses solutions d’aide à la montée en compétences :
- Dialogue en ligne, un outil d’aide au diagnostic en ligne
- Nous vous proposons une solution interactive et interne, permettant le partage des connaissances et les remontées d’informations en temps réel
- Tests de compétences : la vérification des compétences et l’aide à la montée en compétences grâce à des tests réguliers.
- Une supervision présente en permanence, une supervision spécifique et dédiée à la mesure et au suivi de la qualité du traitement par l'écoute de chaque appel client.